Jednostka do zadań specjalnych w firmie technologicznej
Każda firma potrzebuje kilku elementów, które zapewnią jej funkcjonowanie. Powinna mieć cel, wizję rozwoju, znaleźć swoją przestrzeń na rynku. Ktoś musi sprzedawać, ktoś musi reklamować, ktoś musi tworzyć, pilnować, decydować. I jest ktoś, kto dba, by to wszystko razem działało. W Tide Software jest od tego Specjalna Jednostka. Poznajcie kolejną odsłonę z serii #ludzkastronatechnologii
Biznesowa strona firmy technologicznej
W Tide Software daleko nam do korporacji, ale istnieją bardzo jasne procedury jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych, informacji czy obieg dokumentów. Wszystko ma swoje miejsce, cel, osobę odpowiedzialną, która sprawuje nad tym kontrolę. Dzieje się tak, ponieważ oprócz tego, że jesteśmy firmą technologiczną, to także jesteśmy operatorem telekomunikacyjnym. Dostarczamy rozwiązania do komunikacji biznesowej dla topowych marek sektora retail i e-commerce. Współpracuje z nami 6 na 10 największych banków w Polsce, 8 na 10 największych firm windykacyjnych i wiele innych instytucji finansowych. Takie grono klientów zobowiązuje. Poza tym musimy spełniać warunki stawiane przez UODO, UKE, EBA czy KNF. Mają one odzwierciedlenie zarówno w rozwiązaniach, jakie dostarczamy, jak i w stronie formalnej. O technologii już pisaliśmy. A jak to jest z tą drugą stroną? Za dopełnienie obowiązków formalnych odpowiada zespół Administracji. To prawdziwa Jednostka do Zadań Specjalnych.
„Jak coś jest od wszystkiego….”
„Często słyszy się, że jak ktoś jest od wszystkiego, to jest do niczego. W przypadku pracy w dziale administracji, jest zupełnie odwrotnie” – mówi Aleksandra Kolwicz, dyrektorka ds. administracji w Tide Software. Tu dosłownie robi się wszystko. Od najbardziej banalnych rzeczy, jak na przykład kontakt z kurierem czy zamówienia spożywcze i biurowe, po najtrudniejsze zadania prawie niemożliwe do wykonania. Nie zamykamy pracownika do listy z góry określonych obowiązków. Bardzo cenimy proaktywne podejście. Praca w administracji przenika i poniekąd scala wszystkie działy, przez co wymaga też od nas zarówno empatii jak i asertywności. Nasze obowiązki można podzielić na 2 kategorie – te standardowe, jak w każdej pracy w biurze, i bardziej złożone, które wynikają z wszelkich norm i regulacji, którym podlegamy.
Jednostka do Zadań Specjalnych Tide Software
Kto tworzy ten oddział? W zespole administracji jest Kasia, nasz office manager, która zajmuje się tym, by nasze biuro sprawnie funkcjonowało. Odpowiada za onboarding pracowników, listy dostępów dla pracowników, wszelkie kwestie związane z biurem i pracownikami – to nasz wewnętrzny „Chief Happiness Officer”, zawsze uśmiechnięta i pomocna. Na liście zadań ma też kontakty z dostawcami, uzgadnianie terminów, zamówień, sprawdzenie faktur i rozliczeń związanych z biurem. Dosłownie wszelkie sprawy organizacyjne.
Jak już wspominaliśmy, z racji tego, że Tide Software jest operatorem telekomunikacyjnym, musi spełniać wymagania UODO, UKE, EBA czy KNF. Za współpracę z tymi instytucjami odpowiada Ola. Jej dzień pracy? Zwykle wyznaczają terminy sprawozdań, odpowiedzi na przeróżne pisma urzędowe, kontakt z organami ściągania, jak ABW, CBŚP czy z Policją. Są to standardowe kontakty, na które jako operator telekomunikacyjny, musimy reagować. Do tego dochodzą wszelkie umowy firmowe, typu ubezpieczenia, leasingi czy opieka medyczna. Odpowiada za rozliczenie pracy IOD, a także akceptuje i kontroluje współpracę w zakresie usług prawnych, szuka nowych dostawców, dba o dotrzymywanie terminów – nawet w urzędzie patentowym, zgłasza zmiany do KRS. Wyliczać można długo. Wszystko, co można sobie wyobrazić i czego nie można sobie wyobrazić, przechodzi przez ręce zespołu administracji. Czego nie można sobie wyobrazić? Zdarzają się rzeczy niemożliwe, jak np. laweta, która ma przywieźć samochód, przyjeżdża bez niego, ale z przygotowanymi dokumentami do podpisu. Tłumaczenia typu „Proszę Pani, nigdy wcześniej mi się to nie zdarzyło”, nie robią na naszym zespole administracji już żadnego wrażenia 😉
Wyzwania Jednostki Specjalnej
Trudno było znaleźć odpowiedź na pytanie, co jest największym wyzwaniem w pracy w administracji. Tu nie ma miejsca na rutynę. Każdego dnia pojawiają się nowe zadania do realizacji. „Patrząc na moje doświadczenie, a pracowałam wcześniej w kancelariach prawnych, wydawałoby się, że spełnianie wszelkich procedur i obowiązków, która narzucają na nas przepisy prawne nie powinno stanowić żadnego problemu, jednak w Tide Software, gdzie mamy do czynienia z nowoczesną technologią oraz podlegamy pod wiele instytucji regulujących i nadzorujących, a także prawo telekomunikacyjne, można powiedzieć, że jest to jednak spore wyzwanie” – mówi Ola. Prawo Telekomunikacyjne jest dość złożone i często trudne w jednoznacznej interpretacji. Ale nie ma rzeczy niemożliwych! Należy być z nim na bieżąco, aby móc implementować wewnętrznie niezbędne regulacje zgodnie ze zmianami, które legislator wprowadza np. nowe obowiązki sprawozdawcze.
Kawa dla szefa? Zapomnij!
Praca w administracji w Tide Software to nie parzenie kawy. „Nasi Prezesi sami potrafią zaparzyć sobie kawę czy zamówić obiad. Od Administracji, w tym także od Asystentki Zarządu oczekuje się innych umiejętności. Dobrze jest posiadać znajomość podstawowych zagadnień związanych z księgowością, prawem czy nawet IT. Nauczyć się można wszystkiego, trzeba wykazać jedynie chęci i zaangażowanie” – wylicza Ola. Praca w Tide Software nie polega na działaniu według ściśle wyznaczonych granic. To nie jest korporacja, w której nie można wyjść poza szereg swoich obowiązków. Tu zawsze jest coś nowego, czego trzeba się nauczyć i zrobić, nie ma rutyny. Inne umiejętności? Dobra organizacja, asertywność, zdolności komunikacyjne, chęć szukania odpowiedzi i zrozumienia danego zagadnienia.
„Często przy nowym naprawdę trudnym zadaniu najpierw pojawia się panika. Jak ja to zrobię? Ale może ona znaleźć dwa ujścia. Jedno – sparaliżować tak, że nic nie zrobimy. Drugie – zmotywować nas do działania. Jeśli masz to drugie, to idealnie, zapraszamy do naszej Jednostki 😊” – mówi Ola. U mnie ta pierwsza myśl Jak ja to zrobię? przeradza się w wyzwanie, by znaleźć rozwiązanie. Dzięki temu praca w Administracji daje mi tak dużą satysfakcję. W Tide Software jednogłośnie możemy potwierdzić, że dla Oli nie ma rzeczy niemożliwych.
W zespole administracji jest jasny podział obowiązków, ale też często wymieniamy się nimi czy zastępujemy. Owszem, są rzeczy, które trzeba robić w ramach zajmowanego stanowiska, ale są też takie, które pojawiają się nagle i są zupełnie nowe. Zależy nam na tym, by praca była przyjemnością, więc dzielimy się zadaniami w zależności od tego, co ktoś lubi robić, w czym jest lepszy, co daje większą satysfakcję. Natomiast nie jest to praca typowego sekretariatu. Praca blisko Zarządu, to zajmowanie się wszelkimi sprawami, z jakimi Zarząd ma do czynienia. To milion typowych i nietypowych zagadnień, które czasami zajmują nam trochę więcej czasu, żeby znaleźć najlepsze rozwiązanie problemu, a nie parzenie kawy, bo na koniec odpowiadamy jako zespół, dlatego wzajemnie się wspieramy we wszystkich działaniach.
Administracja to pełen przekrój rożnych zadań, o których niewiele osób może zdawać sobie sprawę i które często kojarzą się z wyłącznie prostymi obowiązkami. To jednak nie wszystko. Zespół administracji w Tide Software, to prawdziwa Jednostka do Zadań Specjalnych, która operuje na najwyższym poziomie. Dzięki niej wszystko ma swoje miejsce, a praca w tak zorganizowanej firmie staje się przyjemnością. Można powiedzieć, że motto zespołu administracji „Rzeczy niemożliwe robimy od ręki, na cuda trzeba chwilę poczekać” ma tu swoje najlepsze odzwierciedlenie.
Autor: Izabela Kaczmarczyk, Marketing Manager Tide Software Sp. z o.o.