Jak zwiększyć skuteczność windykacji telefonicznej dzięki personalizacji

Windykacja telefoniczna to wciąż jedno z najważniejszych narzędzi w procesie odzyskiwania należności. Jednak samo wykonanie telefonu to za mało. Kluczowe jest to, w jaki sposób prowadzona jest rozmowa, w jakim czasie się odbywa i jakie wrażenie wywołuje u odbiorcy. Coraz więcej firm z sektora windykacji i call center stawia na personalizację połączeń, która zwiększa skuteczność rozmów i pozwala ominąć bariery, jakie pojawiły się w erze filtrów antyspamowych i niskiej odbieralności połączeń telefonicznych z numerów obcych. W praktyce oznacza to przemyślany proces od wyboru numeru po finalny ton rozmowy zakończonej sukcesem.

Skuteczna windykacja zaczyna się od zrozumienia rozmówcy

Windykacja telefoniczna nie może być masową serią jednakowych połączeń. Każdy dłużnik ma inną sytuację, inny rytm dnia i różny stosunek do rozmów o zaległościach w płatnościach. Dlatego skuteczny dział windykacji powinien opierać się na dobrze przygotowanych skryptach rozmów, które uwzględniają różne scenariusze i reakcje klienta. Taki scenariusz powinien dawać przestrzeń na elastyczne reagowanie i dopasowanie argumentów do postawy rozmówcy.

Równie istotne jest dostosowanie momentu kontaktu. Wiele firm wciąż bazuje na masowych kampaniach telefonicznych w standardowych godzinach pracy. Tymczasem personalizacja oznacza analizę, o jakich porach dłużnik najczęściej odbiera telefon i planowanie prób kontaktu zgodnie z jego zwyczajami. Dane te można gromadzić i analizować dzięki nowoczesnym systemom raportowania. W platformie Tide zbieramy i analizujemy aż 750 mln zdarzeń telekomunikacyjnych kwartalnie. Dzięki temu dialer predyktywny w naszym systemie call center TideCC wie, kiedy jakie połączenie wydzwonić, by prawdopodobieństwo jego odebrania było jak największe.

Numer, który zachęca do odebrania

Skuteczność windykacji zależy też od tego, jaki numer wyświetla się na telefonie klienta. To detal, który ma ogromne znaczenie. W praktyce oznacza to wykorzystywanie odpowiedniej numeracji GSM i stacjonarnej, na przykład dopasowanej do regionu, w którym mieszka dłużnik. Osoba, która widzi na ekranie połączenie z lokalnym numerem, jest bardziej skłonna odebrać niż w przypadku nieznanego numeru z prefiksu przypisanego do innego województwa. Brak takiego dopasowania może obniżać zaufanie i skuteczność kontaktu już na starcie.

Równie ważne jest unikanie oznaczenia numeru jako spam. Możliwe jest to dzięki usłudze rotacji numeracją oferowanej przez Tide Software. Stosowanie różnych numerów i monitorowanie ich reputacji to dziś konieczność, by nie trafić na czarne listy operatorów czy filtrów antyspamowych. Regularna aktualizacja bazy numerów pozwala na bieżąco minimalizować ryzyko blokad.

Technologia, która wspiera personalizację

Tak zaawansowane podejście wymaga nowoczesnych narzędzi do zarządzania połączeniami telefonicznymi. Usługa rotacji numeracją od Tide Software pozwala na łatwą konfigurację numeracji, zmienną prezentację numerami i automatyczne przypisywanie odpowiednich prefiksów do regionów. Dodatkowo, w połączeniu usługi rotacji numerami z system dla call center TideCC umożliwia tworzenie i modyfikację skryptów rozmów, analizę skuteczności kampanii oraz raportowanie wyników w czasie rzeczywistym. To wszystko podnosi skuteczność w nawiązywaniu połączeń średnio o 50%.

Dzięki temu zespół windykacji nie działa na ślepo i ma pełną kontrolę nad tym, jak wygląda kontakt z klientem, co realnie przekłada się na wyższą skuteczność odzyskiwania należności i efektywność biznesową firmy. Nowoczesne rozwiązania pozwalają także ograniczać koszty i skracać czas potrzebny na obsługę dużych baz dłużników.

Windykacja z ludzką twarzą

Dobrze zaplanowany proces windykacyjny uwzględnia nie tylko automatyzację, ale też empatyczne podejście do rozmówcy. Personalizacja skryptu rozmowy, elastyczność w ustalaniu warunków spłaty czy uwzględnienie okoliczności życiowych dłużnika sprawiają, że rozmowa staje się mniej konfrontacyjna, a bardziej partnerska. Taki kontakt zmniejsza ryzyko eskalacji konfliktu i zwiększa szanse na polubowne odzyskanie długu. Dłużnik, który czuje się zrozumiany, częściej podejmuje rozmowę i finalizuje spłatę.

Personalizacja połączeń to przewaga w windykacji

Personalizacja połączeń w windykacji telefonicznej to dziś konieczność. Skuteczność działań windykacyjnych w dużej mierze zależy od jakości rozmów, dopasowania momentu kontaktu i technicznego przygotowania całego procesu. Warto korzystać z rozwiązania rotacji numeracją, która ułatwia kontrolę nad używanymi numerami i pozwalają lepiej planować działania operacyjne.

Tide Software wspiera firmy windykacyjne w osiąganiu lepszych wyników oferując narzędzia, które automatyzują, analizują i personalizują każdą rozmowę. Aż 8 z 10 największych firm windykacyjnych korzysta z tych rozwiązań w codziennej pracy. W świecie, gdzie klienci coraz częściej unikają połączeń z nieznanych numerów, mądrze zaplanowana strategia kontaktu staje się kluczem do sukcesu.

Zobacz nagranie z webinaru „Jak dzwonić, żeby się dodzwonić” i dowiedz się więcej o rozwiązaniach dla windykacji! Webinar: Jak dzwonić, żeby się dodzwonić? – Tide Software