Korzyści dla osób odpowiedzialnych za procesy

Poprawa wydajności, eliminacja „wąskich gardeł”, racjonalne przydzielanie zasobów

Łatwo wyobrazić sobie proces zamawiania materiałów biurowych. Czasem wygląda on w ten sposób, że pracownicy wysyłają emailem zapotrzebowanie do osoby zajmującej się zamawianiem materiałów, czasem wysyłają do swojego przełożonego, a dopiero on przekazuje zapotrzebowanie dalej. Wszystko jest w miarę proste jeżeli nie mówimy o przedsiębiorstwie zatrudniającym 100 czy 200 osób, z których każda co jakiś czas potrzebuje nowych materiałów biurowych. Usystematyzowanie informacji, sposobu i częstotliwości zamawiania, obiegu dokumentów, nazewnictwa tych samych artykułów staje się nie lada problemem. W takim wypadku wąskim gardłem całego procesu będzie osoba zajmująca się realizacją zamówień na materiały. Jakie jest wyjście z sytuacji? Pierwsze możliwe – zatrudnić druga taką osobę. Rozwiązanie kosztowne, mało perspektywiczne (podwojenie zatrudnienia spowoduje konieczność zatrudnienia kolejnej osoby do zamawiania mat. biurowych) i czasem niewykonalne (jeżeli taką osoba jest np. ktoś z zarządu firmy). My proponujemy inne rozwiązanie – dostarczenie osobie zamawiającej informacji w odpowiednim formacie, tzn.: na bazie dokonanych wcześniej zakupów, bądź aktualnego katalogu od dostawcy, tworzona jest baza artykułów, które pracownicy mogą zamawiać. Część artykułów można przypisać do stanowiska pracy (tzn. np. osobie pracującej na stanowisku kasowym nie przysługuje kalkulator, ale może zamówić nawilżacz do rąk ułatwiający wydawanie pieniędzy). Pracownik wprowadza w Tide zamówienie, jednocześnie widząc swoje poprzednie zapotrzebowania oraz ewentualnie dostępny budżet. Osoba odpowiedzialna za zamówienia materiałów może wysłać gotową listę, kumulująca zamówienia wszystkich pracowników z ostatniego miesiąca do 2-3 dostawców jako zapytanie ofertowe.

W ten sposób udaje się zlikwidować wąskie gardło, nie zwiększając niepotrzebnie etatów administracyjnych.