Tomasz Michalski

W tym artykule chciałbym zwrócić uwagę na bardzo ważną rzecz. Systemy IT, zwłaszcza duże mają swoje fazy życia o czym mało kto pamięta zwłaszcza na początku rozpoczynając projekt. A przecież to diametralnie wpływa na sposób wdrożenia. Moim zdaniem trzeba wyróżnić 3 kluczowe takie etapy.

• Wdrożenie ? Klient nie ma pojęcia o możliwościach naszego systemu, bardzo często buduje sobie wyobrażenie o nim na zasadzie odniesień do istniejącego rozwiązania. To w sumie nic nadzwyczajnego, tak przecież działa ludzki umysł. Zastanów się teraz co się dzieje, jak powiem Ci ?samochód sportowy?. Wyobraziłeś sobie konkretny jego wygląd a może nawet markę i model (ja od lat wyobrażam sobie Lamborghini Diablo)? Albo mówię ?jabłko? co zobaczyłeś w myślach? Konkretny kolor i wygląd a może nawet odmianę?. Zapewne tak bo nasz umysł buduje mapę obrazów kojarząc je z konkretnymi słowami ?kluczami?. Tak właśnie jest też z nowym systemem IT. Klient ma swoje wyobrażenie o nim zbudowane w oparciu o dotychczasowe doświadczenia. Naszym zadaniem jest to wyobrażenie zmienić. Czemu? Bo Klient oczekuje jakiś konkretnych korzyści biznesowych z inwestycji. Jest jakiś powód jego zakupu. A zatem na tym etapie ważne jest wdrożenie systemu w jego podstawowym zakresie, bez nadmiernych ?fajerwerków? tak by pokazać jak teraz istniejące procesy biznesowe będą obsługiwane. Przestawienie pracowników, w możliwie jak najprostszy sposób, na nowe rozwiązanie. Pamiętajmy także, że percepcja ludzka też jest ograniczona i nadmiar wiedzy spowoduje, że w rezultacie Klient niczego dobrze nie zapamięta. Zaryzykuję nawet stwierdzenie, że zróbmy na tym etapie jak najmniej jeżeli chodzi o zakres i funkcjonalność. Dołóżmy jednak jak najwięcej starań aby system został doskonale poznany.

• Zrozumienie ? To kluczowy moim zdaniem etap. Klient ma system potrafi się po nim poruszać a teraz musi nabrać pewności i ogłady. Podstawowe procesy muszą być dopracowane. Teraz przecież Klient już wie co jego nowe narzędzie ?potrafi?. Zgodnie ze strategią naszej firmy będziemy tu mocno promować kaizen ? stałe ulepszanie, ciągły rozwój i pozyskiwanie wiedzy. Musimy doprowadzić do momentu, kiedy core biznesu Klienta jest obsługiwane w optymalny sposób. Wtedy dopiero możemy przejść do trzeciej fazy. Zadam teraz kontrowersyjne pytanie. Jeżeli przeszedłeś wdrożenie jakiegoś systemu IT miałeś taki etap?

• Wykorzystanie możliwości ? Trzeci etap, to też kaizen ? stały rozwój tylko już na wyższym poziomie. To tu Klient ma zyskać najwięcej. To tu można osiągnąć największe korzyści dające przewagę rynkową (nad konkurencją). To tu wdrażamy kolejne, często mocno zaawansowane rozwiązania wymagające bardzo dużo wysiłku. Ten etap w zasadzie nigdy się nie kończy. Oczywiście formalnie trzeba sobie ustalić jakiś zakres i go zamknąć, ale powiedzmy sobie jasno każda firma, która chce ?przeżyć? musi ciągle się dopasowywać do rynku a zatem i system stale będzie się zmieniał.

A teraz nieco kontrowersji. Moim zdaniem większość firm z branży IT minimalizuje drugi etap, łącząc pierwszy i trzeci w jeden. Dzieje się tak ponieważ główny zysk z projektu (oprócz zakupu np. licencji czy sprzętu) wynika z usług pierwszego i trzeciego etapu. Drugi etap w znacznej mierze należy do Klienta a usług jest stosunkowo niewiele. Co więcej dzięki takiemu podejściu projekt nie trwa np. 2-3 miesiące tylko rok i dłużej. Czyli wydłużają się w czasie także przychody. Gwoździem do trumny jest fakt, że najtrudniejsze, a zatem i najbardziej kosztowne (lub zyskowne od strony wdrażającego) elementy projektu wypadają dopiero na trzecią fazę. Klient też często naciska aby wszystko zostało wdrożone w krótkim czasie, jednak pewnych rzeczy naprawdę nie da się przeskoczyć. Wdrażam systemy (głównie ERP) od 12 lat i proszę mi uwierzyć, w dużych projektach trzeba mieć czas na zrozumienie i ustabilizowanie kolejnych części rozwiązania.

Syntetycznie:

• System IT ma fazy życia u Klienta (wdrożenie, zrozumienie, wykorzystanie możliwości).
• Wdrożyć najpierw kluczowe procesy biznesowe, bez nadmiernych ?fajerwerków? tak by Klient zrozumiał istotę systemu.
• Przełamać utarte stereotypy i wyobrażenie o systemie pochodzące z poprzednich działających rozwiązań.
• Zrozumienie systemu i kaizen (stałe ulepszanie) kluczowych procesów biznesowych w firmie w oparciu o system to kluczowy etap wdrożenia najczęściej pomijany.
• Zagwarantować odpowiednio dużo czasu na poznanie kolejnych elementów systemu.
• Dopiero po obsłużeniu kluczowych procesów, w możliwie najprostszej formie wdrażać rozwiązania zaawansowane i skomplikowane.

Tags: ERP | Procesy biznesowe | Doświadczenie | Kaizen | Strategia firmy | Wdrożenie