Coach

W poprzedniej części pisałem o zagrożeniach, jakie mogą pojawić się podczas zmiany systemu ERP. W tej części chciałbym skoncentrować się na działaniach, które pozwolą zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia tych zagrożeń.

Na początku dobrze jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą odpowiadały za prowadzenie procesu wyboru oprogramowania ERP. Jaki jest cel wyznaczania takiej osoby? Chodzi przede wszystkim o utworzenie kanału kontaktowego pomiędzy oferentami systemów ERP, a pracownikami firmy i ich wymaganiami w stosunku do programu ERP. Powinniśmy pamięć, że prace w takiej grupie wiążą się z dużą liczbą dodatkowych obowiązków, więc należy zadbać o stosowną atmosferę w zespole i motywację do realizacji celów. Dla przykładu, często stosowane są nagrody finansowe za dodatkową pracę przy wyborze systemu.

Zanim zaprosimy konkretne firmy na prezentację powinniśmy wewnętrznie ustalić zakres projektu. Oznacza to w praktyce:

• wyznaczenie wymagań, jakie stawiają kluczowi użytkownicy systemu. Na tym etapie nie powinniśmy zagłębiać się w szczegóły. Wystarczy ogólne ?wypunktowanie? najważniejszych funkcjonalności.
• określenie budżetu projektu
• wyznaczenie planowanej daty rozpoczęcia pracy na systemie. Przeciętny czas wdrożenia systemu ERP ?ze średniej półki? tzn. takiego, którego całkowity koszt nie przekracza 500 000 PLN wynosi średnio trzy do czterech miesięcy. W zawiązku z tym, jeżeli chcemy rozpocząć pracę na nowym systemie od początku przyszłego roku, to proces wybory powinien zacząć się w połowie roku bieżącego.
• określenie liczby użytkowników, którzy będą pracować w systemie w poszczególnych działach.

• Internet i wyszukiwarkę
• System z ?polecenia?
• Portale internetowe na temat aplikacji ERP
• Raporty na temat rynku ERP

Wybrane firmy możemy zaprosić do pierwszego etapu, podczas którego zostanie ogólnie zaprezentowana funkcjonalność poszczególnych systemów. Prezentacje powinny zostać przygotowane zgodnie z wymaganiami przygotowanymi wcześniej.

Po przeprowadzeniu pierwszych prezentacji oraz przesłaniu ofert finansowych powinniśmy z wybrać dwie lub trzy firmy, z którymi będziemy prowadzić dalsze rozmowy. Na tym etapie firmy te powinny przeprowadzić bardziej szczegółowe prezentacje w oparciu o przykładowe dane. Im dokładniej określimy scenariusz prezentacji, tym precyzyjniej będziemy mogli ocenić funkcjonalność poszczególnych systemów. Można również przygotować przykładowe dane zwracając szczególną uwagę na te obszary, które są najważniejsze w punktu widzenia funkcjonowania firmy.

Jednym z czynników, które powinny liczyć się w procesie wyboru jest doświadczenie i kompetencje firmy wdrażające. Poza tym nie bez znaczenia jest pozycja rynkowa producenta, która daje nam pewność rozwoju systemu. Po wybraniu systemy pozostaje wynegocjować warunki finansowe i podpisać umowę.

Tags: Wdrożenie | Wdrożenia | Procesy biznesowe